Dvě kanceláře mohou mít stejnou podlahovou plochu a přesto potřebovat úplně jiné vybavení. V jedné se pracuje převážně u počítače, ve druhé se během dne střídají porady, telefonáty a týmová spolupráce. Proto není praktické vybírat nábytek pouze podle počtu zaměstnanců. Kancelářský nábytek by měl odpovídat především tomu, co se v jednotlivých částech kanceláře skutečně děje. Od toho se odvíjí nejen typ stolů a židlí, ale také potřeba úložných prostor, jednacího nábytku nebo prvků pro oddělení pracovních míst.
Individuální pracoviště
U samostatného pracovního místa je základem dostatečně velká pracovní plocha a vhodné sezení. Podle způsobu práce může být důležitá také možnost měnit výšku stolu, mít osobní úložný prostor nebo snadno připojit techniku. U pracoviště, kde zaměstnanec tráví většinu dne, se vyplatí řešit také prostor kolem stolu. Pokud je příliš stísněný nebo přímo navazuje na frekventovanou komunikaci, může být práce méně pohodlná bez ohledu na kvalitu samotného vybavení.
Při vybavování individuálního pracoviště se proto nejčastěji řeší:
- pracovní stůl nebo pracovní sestava,
- kancelářská židle,
- kontejner či jiný úložný prostor,
- prostor pro techniku a kabeláž.
U dlouhodobě využívaného pracovního místa je důležitější funkčnost než množství vybavení. Každý prvek by měl mít konkrétní účel a neměl by zbytečně zabírat prostor.
Prostor pro schůzky
Jiná situace nastává v zasedací nebo jednací místnosti. Tady není hlavním úkolem vytvořit individuální pracovní místo, ale umožnit pohodlné setkání více lidí. Velikost stolu proto musí odpovídat počtu účastníků a zároveň je potřeba ponechat dostatek prostoru kolem židlí. Význam může mít také tvar stolu, který ovlivňuje komunikaci mezi účastníky.
Návrh kanceláře by měl s takovým prostorem počítat už při plánování dispozice. Pokud se jednací stůl umístí bez ohledu na průchod nebo další vybavení místnosti, může být výsledné řešení nepraktické. U menší kanceláře může být vhodné, aby jednací prostor sloužil více účelům, zatímco větší firmy mohou jednotlivé funkce oddělit.
Úložné prostory
Skříně, regály a kontejnery bývají při plánování kanceláře méně výrazné než pracovní stoly, jejich umístění ale ovlivňuje každodenní provoz. Dokumenty a další pracovní materiály by měly být dostupné tam, kde se používají nejčastěji. Pokud jsou úložné prostory příliš daleko od pracovních míst, zaměstnanci kvůli nim zbytečně přecházejí přes kancelář.
Rozhodovat se proto vyplatí podle toho, co se bude ukládat a kdo k tomu bude potřebovat přístup. Jiný systém bude dávat smysl pro osobní věci zaměstnanců a jiný pro společné dokumenty nebo vybavení, které používá celý tým.
Top-office.cz
Open space
Velký otevřený prostor umožňuje efektivně využít podlahovou plochu, zároveň ale přináší specifické nároky na rozmístění nábytku. Pracovní místa není vhodné řadit pouze podle toho, kam se vejdou. Je potřeba sledovat také průchody, vzájemnou blízkost jednotlivých týmů a míru soukromí.
V takovém prostředí mohou být užitečné například:
- pracovní sestavy umožňující efektivní rozmístění stolů,
- paravány pro částečné oddělení pracovních míst,
- akustické panely pro omezení rušivých zvuků,
- akustické boxy pro telefonování a videohovory.
Kancelářský nábytek tak nemusí znamenat pouze stoly a skříně. V otevřené kanceláři může jeho součástí být také vybavení, které pomáhá prostor rozdělit podle jednotlivých činností.
Flexibilita do budoucna
Počet zaměstnanců ani způsob práce nemusí zůstat několik let stejný. Tým může růst, část lidí může začít pracovat jiným způsobem a z klasických pracovních míst mohou vzniknout nové požadavky na společné prostory. Při vybavování proto není nutné myslet pouze na současný stav.
Výhodou může být nábytek, který lze snadno přeskupit nebo kombinovat do různých sestav. Kancelář, která počítá s budoucí změnou, se nemusí při každé organizační úpravě kompletně předělávat. To je důležité zejména u větších prostor, kde by výměna celého vybavení znamenala výrazný zásah do provozu.